Ақпараттық логистика

Кіріспе

 

Ақпараттық логистика және оның басты міндеті – кәсіпорынды басқару жүйесінен және жүйеге ақпаратты  жеткізу, алайда иерархияның әр деңгейі өзіне тиесілі ақпаратты ғана қажетті мерзімде алуы тиіс. Ақпараттық логистика және оның жоғарғы басқарушылық деңгейі – шешім қабылдау үшін, саясат пен стратегия жасау үшін жасалған ақпарат. Ақпараттық логистика және оның бақылаушы ұйымы – амал-тәсілдік  жоспарлау мен бақылауға арналған ақпарат. Ақпараттық логистика мен оның амал-тәсілдік ұйымы – алыс-беріс мәмілелерін өңдеуге жауап. Логистикалық жүйе үрдісінде жасалатын ақпараттық логистика мына жайларды жүзеге асыруы тиіс:

• пайда болған орнында ақпаратты жинақтау;
• ақпаратты талдау мен қайта құру;
• ақпаратты жинақтау мен оны сақтау;
• ақпарат логистикасы ақпарат тасымалын жүзеге асыруы тиіс;
• қарапайым ақпараттық қайта құруларды орындау;
• ақпарат логистикасы ақпарат ағынын басқаруы тиіс.

Ақпараттық логистикасы  автоматтанған ақпарат жүйелерін  жасайды. Олардың міндетіне кіреді:

1. логистикалық жүйенің басқару ұйымдарын тапсырыс қозғалысы жайлы анық және маңызды ақпаратпен үздіксіз қамтамасыз ету;
2. шынайы уақыттағы жеткізу тізбегі бойынша өнім қозғалысы жайлы дұрыс ақпаратпен қызметкерлерді қамтамасыз ету;
3. оперативті басқару жүйесі басты көрсеткіштеріне байланысты жүзеге асыру (өзіндік құн, шығындар деңгейі т.б.);
4. стратегиялық жоспарлауға ақпарат ұсыну;
5. жалпы шығындар мен шығыстар құрылымы жайлы ақпаратты ұсыну;
6. ресурстарды қайта үлестіру мүмкіндігі;
7. тапсырыс мерзімін бағалау мүмкіндігін қамтамасыз ету;
8. үрдістерді оңтайландыру есебі мен табыстылықты қамтамасыз ету.

 

 Ақпарат логистикасы, оның ақпарат жүйесіне қойылатын талаптар:

Ауқымдылық  – тұтынушы артуын немесе кемуін қадағалау қабілеті.

Таратушылық – бірнеше жұмыс орындарының құжаттарды бірлесе өңдеуін қамтамасыз ету қабілеті.

Модульдылық – тұтынушыларға жүйені келтіруге және таңдауға рұқсат беретін қабілет.

Жариялылық – жүйе басқа ақпараттық жүйеге біріктірілген және ашық интерфейске ие.

Негізгі бөлім

Ақпараттық логистика

 

Материалдық ағымдарды басқару  үрдісінің негізіне логистикалық жүйелерде  жүретін ақпараттарды өңдеу жатады. Осыған байланысты логистиканың маңызды түсініктерінің бірі – ақпараттық ағым түсінігі.

Ақпараттық ағым – бұл логистикалық операцияларды басқару және бақылау үшін қажетті, логистикалық жүйелер мен сыртқы орта арасында жүретін, логистикалық жүйенің ішінде жүретін ақпараттар жиынтығы.

Логистикалық функцияларға қатысты ақпараттық ағымдар қарапайым, кешендік, маңызды және базалық болып бөлінеді.

Логистикалық функцияларға қатысты ағымдар төмендегідей болып  бөлінеді:

- ішкі және сыртқы;

- горизонталды, бұл логистикалық жүйе иерархиясының бір деңгейіне жатады және вертикалды-логистикалық менеджменттің жоғарғы деңгейінен төменгісіне жылжитын ағымдар;

- кіретін және шығатын – логистикалық жүйеге кіруіне не шығуына байланысты.

Ақпаратты таратушылардың түрлері бойынша ең көп таралғаны қағаздардағы ағымдар (құжаттар), ал ақпаратты өңдеудің компьютерлік технологиясын қолдануда – электронды видеограмма түріндегі магнитті тасымалдаушылар және т.б.

Мақсатына байланысты басқарушы  ақпараттық ағымдар, нормативті-анықтамалық ақпараттың ағымдары, шешім қабылдау кезінде есептеу үшін және талдау үшін қолданылатын ақпараттар және көмекші ақпараттық ағымдар болып бөлінеді.

Ашықтық дәрежесі және маңыздылық дәрежесі бойынша ашық, жабық, коммерциялық, құпия, қарапайым және тапсырыстық ақпараттық ағымдар болып бөлінеді.

Қазіргі логистикадағы ақпараттық ағымдардың рөлінің өсуі келесі негізгі  себептермен түсіндіріледі. Біріншіден, тұтынушы үшін тапсырыс мәртебесі, тауар, жеткізу мерзімі, тасымалдау құжаттары  және т.б. жөніндегі ақпараттар тұтынушылық  логистикалық қызметтің қажетті  элементі болып табылады. Екіншіден қорларды басқару тұрғысынан қарағанда логистикалық тізбекте толық және дұрыс ақпараттың болуы, сұраныстың анықсыздығын азайту есебінен қорларға және еңбек ресурстарына қажеттілікті қысқартуға мүмкіндік береді және үшіншіден, бәсекелестік артықшылықтарға жету үшін ресурстарды қалай, қай жерде және қашан пайдалану тұрғысынан ақпарат логистикалық жүйенің икемділігін жоғарылатады.

Логистикалық менеджмент ақпараттық ағымдардың көптеген көрсеткіштерімен және сипаттарымен жұмыс жасайды: берілетін  мәліметтер номенклатурасымен, мәліметтер типімен, құжаттармен, массивтермен; мәліметтердің берілу шапшаңдығымен және жылдамдығымен арнайы сипаттармен.

Ақпараттық және материалдық  ағымдар арасында изоморфтілік жоқ (яғни бір мәнді сәйкестік, пайда  болу уақытындағы синхрондық). Әдеттегідей, ақпараттық ағым материалдық ағымнан  асып түседі немесе одан қалып қояды. Материалдық ағыммен кездесетін бірнеше ақпараттық ағымның болуы  әдетті болып табылады.

Логистикалық жүйелердегі  ақпараттық ағымдар жоспарлау, талдау, реттеу, бақылау және есептеудің жеке функцияларын орындаудағы логистикалық менеджмент персоналының нақты қажеттіліктерімен  анықталады.

Ақпараттық ағымның жүретін  жолы, жалпы жағдайда, материалдық  ағымның маршрутымен сәйкес келмеуі  мүмкін.

Ақпараттық ағым мынадай  көрсеткіштермен сипатталады:

• Пайда болу көзі;
• Ағымның жылжу бағыты;
• Беру және қабылдау жылдамдығы;
• Ағым қарқындылығы және т.б.

Ақпараттық ағым уақыт  бірлігінде өңделетін ақпараттық санымен  өдшенеді.

Ақпараттық жүйені былайша  басқаруға болады:

• Ағымның бағытын өзгерту;
• Қабылдаудың сәйкес жылдамдығына дейін беру жылдамдығын шектеу;
• Жеке тораптық немесе жолдың жеке учаскісінің өткізу қабілетті шамасына дейін ағым көлемін шектей отырып.

Белгілі бір мәліметтерде болатын ақпарат санын өлшеу  әдістері кибернетиканың ақпарат теориясы деп аталатын бөлімінде зерттеледі. Осы теорияға сәйкес ақпарат санының бірлігі ретінде қос бірлік деп аталатын – бит алынады. Электронды есептеуіш техниканы қолданғанда ақпарат байтпен өлшенеді. Байт – бұл, әдетте, 8 биттан тұратын және ЭЕМ-да ақпаратты өңдеуде біртұтас бірлік ретінде қолданылатын машина сөзінің бір бөлігі.

Сондай-ақ ақпарат санының туынды бірліктері де қолданылады: килобайт, мегабайт және гигабайт.

Шаруашылық қызмет тәжірибесінде  ақпарат төмендегідей болып өлшене алады:

- өңделетін не берілетін құжаттар санымен;

- өңделетін не таратылатын құжаттардағы құжат жолдарының жалпы санымен.

Экономикалық жүйелерде  логистикалық операциялардан басқа ақпараттық ағымдардың пайда болуымен бірге қатар жүретін басқа да операциялар орындалады. Дегенмен, логистикалық ақпараттық ағымдар жиынтық ақпарат ағымының маңызды бөлігін құрайды.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Логистикадағы ақпараттық жүйелер

 

Кез келген логистикалық жүйенің  маңызды бөлігі – түрлі элементтерден тұратын, кейін өзі күрделі ақпараттық жүйеге айналатын, ақпараттың өтуін және өңделуін қамтамасыз ететін элемент. Кез келген басқа жүйе сияқты ақпараттық жүйе реттелген өзара байланысты элементтерден құрылуы тиіс. Ақпараттық жүйені құрамдас бөліктерге бөлуді түрліше жүргізуге болады. Көбінесе ақпараттық жүйелерді екі бөлікке бөлуге болады: функционалды және қамтамасыз етуші.

Функционалды бөлік мақсаттың жалпылық белгісі бойынша топталған, шешілетін мәселелердің жиынтығынан тұрады. Қамтамасыз етуші бөлікке  келесі элементтер жатады:

• Техникалық қамтамасыз ету, яғни ақпараттық ағымдардың өңделуін және берілуін қамтамасыз ететін техникалық құралдардың жиынтығы;
• Ақпараттық қамтамасыз ету, оған түрлі анықтамалар, классификаторлар, кодификаторлар, мәліметтерді ресми бейнелеу құралдары жатады;
• Математикалық қамтамасыз ету, яғни функционалды мәселелерді шешудің әдістер жиынтығы. Логистикалық ақпараттық жүйелер логистикалық үрдістерді басқарудың автоматтандырылған жүйелері болып табылады. Сондықтан да логистикалық ақпараттық жүйелерді математикалық қамтамасыз ету – бұл бағдармалар кешені және материалдық ағымдарды басқару мәселелерін шешуді, мәтіндерді өңдеуді, анықтамалық мәліметтердің алынуын және техникалық құралдардың қызмет етуін қамтамасыз ететін бағдарламалау құралдарының жиынтығы.

Логистиканың ақпараттық жүйелеріндегі элементтер арасындағы байланысты ұйымдастыру дәстүрлі ақпараттық жүйелерді ұйымдастырудан ерекшеленеді. Бұл логистикадағы ақпараттық жүйелердің материалды ағымдарды басқарудың барлық элементтерінің жан жақты бірігуін қамтамасыз етумен, олардың тез және өзара әрекетін қамтамасыз етумен түсіндіріледі.

Логистикалық жүйелерді  ақпараттық-техникалық қамтамасыз ету ақпаратты өңдеуде пайдаланылатын олардың сипатымен және техникалық құралдардың жиынымен ерекшеленбей, оларды құруда пайдаланылатын әдістермен және принциптермен ерекшеленеді.

Ақпараттық жүйенің анықтамасын  былайша қалыптастыруға болады: ақпараттық жүйе – бұл логистикалық жүйенің қызмет етуін жоспарлау, реттеу, бақылау және талдау үшін логистикалық басқару қолданатын, байланысты ақпаратпен біріккен құралдар мен процедуралардан, персоналдан тұратын интерактивті құрылым. Логистикалық ақпараттық жүйелердің ұйымдық құрылымы Ф. Котлер ұсынған маркетингтегі белгілі ақпараттық жүйе құрылымына бейімделген схема түрінде ұсыныла алады (1-сурет).

 

Логистикалық ақпараттық жүйе

Тапсырыс процедураларын басқару жүйесі

Логистикалық шешімдерді қолдау жүйесі

Шығу формаларын және есепті жинақтау жүйелері

Ғылыми зерттеулер және байланыс жүйелері

Логистикалық бақару функциялары:

- жоспарлау;

- реттеу;

- координация;

- бақылау;

- есеп және талдау

 

Логистикалық қоршаған орта:

- корпоративтік бизнес;

- функционалды менеджмент;

- сыртқы орта;

- логистикалық функциялар

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1-сурет. Логистикалық ақпараттық жүйенің ұйымдық құрылымы

 

1-суретте көрсетілгендей, логистикалық ақпараттық жүйенің ұйымдық құрылымы төрт элементтен құрастырылып, ірілендірілуі мүмкін:  тапсырыстар процедураларын басқару, ғылым зерттеулер мен байланыс, логистикалық шешімдерді қолдау және шығу формалары мен есептерді генерирлеу. Бұл өзара байланысты элементтер логистикалық басқарудың барлық функцияларына ақпараттық-компьютерлік қолдау жасайды және микро және макрологистикалық қоршаған ортамен байланыс жасайды.

Функционалды құрылым  пирамида түрінде болады (2-сурет).

Логистикалық ақпараттық жүйенің функционалды пирамидасының  негізінде фирманың функционалды бөлімшелері, логистикалық делдалдар және фирма өнімдерін тұтынушылар арасындағы қарым-қатынасты анықтайтын логистикалық жүйенің бөлімдері арасындағы трансакция жүйесі жатыр.

 

 

 

 

 

 

 

 

Қаржы

Өндірістегі болжамдау

Логистика

Маркетингті қолдау

 Жоспарлау Стратегилық деңгей (әкімшілік)

 

             Талдау     Тактикалық деңгей

Тұтыушылық сервис деңгейі бойынша

Қорларды басқару

Қойманы басқару

Бухгалтерлік есеп және несиелеу

Тасымалдауды қолдау

 

Техникалық деңгей

• Тапсырыстарды қабылдау;
• Логистикалық сервисті бақылау;
• Кепілдеу;
• Қорлардың есебі және инвентаризация;
• Қорларды толтыру;
• Сатып алулар;
• Жөнелту;
• Жинақтау;
• Құжаттарды дайындау;
• Қабылдау процедуралары;
• Автоматтық  құралды қолдау;
• Жүк жөнелтулерін талдау;
• Тауарлы тасымалдау құжаттарын рәсімдеу;
• Бухгалтерлік есепті автоматтандыру;
• Клиенттермен есеп айырысуды  автоматтандыру;
• Персоналмен есеп айырысу.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2-сурет. Логистикалық ақпараттық жүйенің функционалдық құрылымы

 

Талдау деңгейінде логистикалық аймақтық немесе әкімшілік басқару  негізінен ақпаратты маркетинг, қаржылық және операциялық өндірістік көрсеткіштерді болжау үшін тактикалық мақсатта қолданылады. Сонымен, жоғарғы стратегиялық деңгейде логистика басқару стратегиясын анықтайды және стратегиялық корпоративті жоспарлаумен және фирманың рыноктық тапсырысымен байланысты.

Логистикалық ақпараттық жүйенің құрылу негізінде алты негізгі  ереже бар:

Пайдаланушы үшін ақпараттық толықтығы және жарамдылығы.

Логистикалық менеджерде шешім қабылдау үшін керекті және толық (жеткілікті) ақпарат болуы  керек. Мысалы, қор мәртебесі туралы немесе тұтынушылардың тапсырыстары туралы ақпараттар алдын ала өңдеуді  қажет етеді және ол логистикалық менеджер шешім қабылдайтын жерде  орналаспайды. Сондықтан да логистикалық ақпараттық жүйе сәйкес логистикалық функциялар мен операциялар орындауға қажетті орында, қажетті түрде және толық ақпарат ұсынуы қажет.

Дәлдік.

Бастапқы ақпараттың дәлдігі дұрыс шешім қабылдау үшін өте маңызды. Мысалы, қазіргі логистикалық жүйелердің өткізу торларындағы қорлар деңгейі жөніндегі ақпаратта 1% қате немесе анықсыздық болады. Бастапқы мәліметтердің дәлдігі мен шынайылылығы сұранысты болжауда, материалды ресурстарға қажеттілікті жоспарлауда және т.б. маңызды орын алады.