Архивное дело

 
1. История архивного дела в период Великой Отечественной войны и в послевоенный период.

Начало Великой отечественной войны привело к перестройке работы всех архивных учреждений страны на военный лад. Главной задачей архивистов западных районов стала организация спасения документов. Уже в конце июня 1941 г. ГАУ НКВД СССР разослало архивным учреждениям, оказавшимся в районе военных действий и в непосредственной близости от них, указания об эвакуации архивных фондов, и началась массовая эвакуация документов в Заволжье, Сибирь, Казахстан, Среднюю  Азию. Места эвакуации определяло ГАУ. 

В целом архивная система встретила войну в состоянии полной неготовности, т.е. не были составлены списки наиболее ценных документов, не были описаны места эвакуации,  и приходилось решать эти вопросы спешно в ходе войны. Часто ответственность ложилась на рядовых архивистов, которые проявили подлинный героизм и, благодаря которым, были спасены ценные фонды. В целом ущерб, причиненный ГАФ страны, исчисляется 87 млн. дел, т.е. государственный фонд станы лишился 67% документов.
Особенно серьезный урон был нанесен ведомственным архивам. Совнарком СССР распоряжением от 5 июля 1941г. поручил руководителям центральных учреждений своевременно эвакуировать всю ценную документацию в глубь страны и при этом разгрузить архивы от материалов, не имеющих оперативного и научно-исторического значения, что привело к массовой гибели документов. Было уничтожено 97% дел ведомственных архивов.
Наряду с работой по эвакуации и размещению архивных фондов с первых дней войны начинается собирание, учет и использование военных материалов.
В 1943 г. на заседании научного совета Управления государственными архивами НКВД СССР были обсуждены вопросы комплектования архивных фондов в целом. Была отмечена необходимость разработки научных принципов комплектования и создания единой системы организации документов в текущем делопроизводстве и архивах.
В годы войны продолжалась археографическая деятельность архивов, публиковались сборники документов, посвященные истории страны, ее героическим станицам.

Продолжалась работа по использованию документов в практических и научных целях. Издавались сборники документов, планировалась организация выставок, чтение докладов, лекций с использованием документов.
В годы войны продолжалась методическая работа архивов. По мере освобождения оккупированных территорий восстанавливались архивные учреждения, осуществлялась реэвакуация архивных материалов и сбор документов учреждений и организаций, действующих на оккупированной территории.
Условия деятельности архивных учреждений в годы войны были очень сложными, что затрудняло их работу. Но архивы продолжали существовать, и их сотрудники многое сделали для спасения документов и собрания материалов войны, они вели справочную и публикаторскую работу. Самоотверженный труд многих работников был отмечен государственными наградами.

После окончания войны перед архивами встали задачи возрождения и упорядочения ГАФ, на это был направлен ряд принятых документов. В 1946 году Главное архивное  управление МВД СССР издало «Инструкцию о порядке проведения проверки наличия и состояния документальных материалов в государственных архивах СССР» и «Правила учета документальных материалов в государственных архивах СССР», а в 1948 г. – «Основные правила систематизации документальных материалов в государственных архивах СССР». В первые послевоенные годы на основе этих положений архивисты занимались проверкой наличия и состояния дел, их учетом, систематизацией и описанием необработанных материалов и дел, пришедших в  неупорядоченное состояние в результате эвакуации и реэвакуации. Одновременно выявлялись документы для их использования в практических целях, в первую очередь, в процессе восстановления народного хозяйства и памятников архитектуры.

Эти меры способствовали более эффективному использованию документов и расширили базу источников исторической науки.
Итоги работы архивов за первые послевоенные годы и за весь советский период подвела конференция архивистов и историков, которая состоялась летом 1948 г. и была посвящена 30-летию советского архивного дела.

Она определила задачи архивов в новых условиях и способствовала активизации их деятельности.
В тяжелом положении находились ведомственные архивы, и это положение изменялось очень медленно. Большинство их материалов было уничтожено или серьезно пострадало во время эвакуации и реэвакуации. Во многих учреждениях не было помещений для архивов, не везде были штатные работники-архивисты, но в тех архивах, где были архивисты, начала проводиться работа по приведению дел в порядок, их учету и описанию.
В период «оттепели» с учетом новых условий работы были приняты директивные документы, способствовавшие совершенствованию деятельности госархивов. Так, в 1954 г. была введена «Инструкция о порядке выдачи документальных материалов ГАФ СССР из хранилищ государственных архивов СССР», в 1955 г. – «Правила издания исторических документов», в 1957 г. – «Правила комплектования государственных архивов».
В 1956 г. ГАУ СССР, АУ Белоруссии и Украины вступили в Международный совет архивов  (МСА). В сентябре 1956 г. советская делегация участвовала в работе III международного конгресса архивистов во Франции. Таким образом, были восстановлены международные связи и начала преодолеваться оторванность советских архивов от европейских и мировых.
Определенным рубежом в работе советских архивов стал 1958 г. 13 августа этого года Совет Министров СССР утвердил новое Положение о Государственном архивном фонде Союза ССР и сеть центральных государственных архивов СССР.

В нем содержалась четкая программа деятельности архивных учреждений в условиях десталинизации общества.
Положение стало рубежом в архивном деле, в том числе в обеспечении сохранности документов. Этому вопросу внимание уделялось с первых лет советской власти.
С конца 50-х гг. начинается активное строительство специальных зданий для архивов, на это стали выделяться значительные средства. 

В 1957 г. было построено здание для центрального государственного архива литературы и искусства СССР, в 1958 г. – для областных архивов в пяти городах. В 1959 г. закончилось сооружение «архивного городка» в Москве. Всего во второй половине 1950-х гг. было построено 18 зданий вместимостью около 20 млн. ед. хр.
В 1960 г. изменилось подведомственность и правовое положение ГАУ – оно было передано в подчинение Совету Министров СССР.

На протяжении 1960-1962 гг. архивные управления всех республик были также переданы в ведение правительств этих республик. В июле 1961 г. правительство утвердило Положение о Главном архивном управлении СССР, которое определяло его права и задачи.
В июле 1963 г. правительство приняло постановление «О мерах по улучшению архивного дела в СССР», в котором был поставлен вопрос о работе государственных и ведомственных архивов, отмечены ее недостатки и предложены меры по развитию материально-технической базы и совершенствованию работы архивов.
В 1970-е годы архивное дело страны развивалось по всем намеченным направлениям на прежней правовой и организационной основе. В 1971 г. было создано главное архивное управление РСФСР, что возвратило российским архивам самостоятельность и усилило оперативность их работы.
Продолжала развиваться сеть архивов. Только за первую половину 1970-х гг. было образованно 95 новых госархивов, в том числе 17 центральных архивов союзных республик. Проводилась работа по улучшению состояния документов. Расширялись и углублялись связи с архивными учреждениями зарубежных стран на основе двух- или многолетнего сотрудничества.
Таким образом, в послевоенный период архивное строительство в СССР постоянно шло нарастающими темпами: росла и расширялась сеть архивов, повысилось их правовое положение, усовершенствовалась работа архивов по комплектованию и описанию документов, их использованию в практических и научных целях.

2. Задачи, принципы и этапы экспертизы ценности документов.

Экспертиза ценности документов — это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. В результате проведения экспертизы ценности:

      устанавливается комплекс документов постоянного хранения;

      производится отбор к уничтожению утративших свое значение документов с истекшими сроками хранения;

      определяются уникальные и особо ценные дела;

      осуществляется полноценное комплектование архива организации и государственных архивов документами, представляющими интерес для науки и истории.

В процессе проведения экспертизы ценности документов решаются несколько задач :

   Первая задача — отбор наиболее ценных документов из   ведомственных в государственные архивы на государственное (постоянное) хранение и определение профильности документов тому или иному государственному архиву.

   Вторая задача — определение сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение какого-то периода времени.

      Третья задача — обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учреждений, а также выше- или нижестоящих учреждений.

   Четвертая задача — отбор на хранение наиболее информативно емких документов. Экспертиза ценности документов проводится в три этапа,  в делопроизводстве, в ведомственном и государственном архивах. В делопроизводстве решается проблема определения сроков хранения документов,  уже при составлении номенклатуры дел, т.е. когда дело еще не изготовлено.

Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется по результатам экспертизы ценности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

Критерии экспертизы ценности — это система научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов.

 В процессе экспертизы ценности документов применяются все критерии в совокупности. В этом заключается одно из проявлений всесторонности и комплексности оценки документов.

К критериям происхождения относятся:

      роль и место организации,  или лица в системе государственного управления,  или конкретной отрасли, в результате деятельности которых созданы документы:

      значимость выполняемых ими функций;

      время и место образования документов.

Критерий происхождения позволяет разделить все организации, учреждения и предприятия примерно на три группы.

К первой группе относятся организации, документы которых имеют большую научную, историческую и экономическую ценность. Это центральные и местные органы власти и управления, их отраслевые структурные подразделения, органы суда и прокуратуры, научные и промышленные объединения, крупные заводы и фабрики.

Вторую группу составляют организации местного значения -  Это большое количество организаций, однородных по функциям и целевому назначению. Документы этой группы имеют практическое и определенное научное значение, но принимаются в государственные архивы, как правило, выборочно, так как деятельность таких учреждений отражается в документах вышестоящих организаций. Важные документы организаций этой группы, которые не поступают в вышестоящие организации, должны быть выявлены и присоединены к документам вышестоящей организации.

Третью группу составляют преимущественно организации вспомогательного и обслуживающего характера. Документы этой группы организаций имеют значение только для практической работы.

К критериям содержания относятся:

      Значимость отраженных в документах событий;

      Значение информации, содержащейся в документе;

      Повторение и поглощаемость информации, содержащейся в других документах организации;

      Вид документа;

      Подлинность документа.

Наиболее полно основную деятельность организации отражают:

      Организационно-учредительные и распорядительные документы (уставы, положения, приказы, постановления, протоколы),  а  также годовые планы и отчеты. Это документы постоянного хранения;

      справочно-информационные документы, играющие вспомогательную роль, содержат, как правило, оперативную или справочную информацию, служащую основанием для принятия управленческих решений, которые фиксируются в распорядительных, а иногда и в организационных документах. Эта группа документов наиболее многочисленная, некоторые из них имеют длительное справочное значение, например значительная часть документов по личному составу.

Повторение и поглощаемость информации. Этот критерий применяется в основном при экспертизе текущей, плановой и отчетной документации. Например, содержание месячных отчетов поглощается квартальными; содержание квартальных отчетов поглощается годовым отчетом.

Отчеты структурных подразделений поглощаются отчетом организации, отчеты подведомственных организаций поглощаются сводным отчетом,  вышестоящей организации.

К критериям внешних особенностей относятся:

      Форма фиксирования и передачи содержания;

      Удостоверение и оформление документа;

      Физическое состояние документа.

Кроме общих критериев экспертизы ценности, для каждой группы документов существуют и собственные критерии,  их оценки  значение информации для развития науки и техники, приоритетность авторства, экономическая эффективность разработки или открытия. Работа по организации экспертизы ценности документов проводится в три этапа: