Іс қағаздарын жүргізу тарихы мен жіктемесі

«Іс қағаздарын жүргізу» термині стандартталған, яғни бұл ұғымды айқындайтын бірден-бір  термин. «Басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету» стандартта анықтамалық мәлімет  сипатында берілген синоним-термин болып табылады.

«Іс қағаздарын жүргізу» терминінің Қазақстан Республикасындағы  ресми түсіндірмесінен Ресей  Федерациясы мемлекеттік стандарты  бекіткен (Р 51141-98) түсіндірме біршама  өзгеше. Салыстыру үшін ресейлік түсініктемені  түгел келтіріп өтейік: «іс қағаздарын жүргізу; басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету – құжаттау мен ресми құжаттар бойынша жұмыс жүргізу процесін ұйымдастыруды қамтамасыз ететін қызмет саласы»³.

Анықтамадан көрініп тұрғандай, Қазақстанда  қабылданған түсініктің негізгі  ерекшелігі іс қағаздарын жүргізуді  заңды тұлғалардың қызмет аясы ретінде  көрсетуі. Ресейлік заңнамада бұл  кеңірек ауқымда, қызмет саласы ретінде  алынған (әйтсе де құжаттау мен ресми  құжаттар бойынша жұмыс жүргізу  процесін ұйымдастыруды қамтамасыз ету аясымен шектеу де бар).

Құжаттар  түзуге және сол құжаттар бойынша  жұмыс жүргізуді ұйымдастыру  ісіне қойылатын жалпы талаптар Мәдениет, ақпарат және қоғамдық келісім  министрлігінің Мұрағаттар мен құжаттаманы  басқару жөніндегі комитет төрағасының 2003 жылғы 29 сәуірдегі «Қазақстан Республикасының  мемлекеттік ұйымдарында құжаттау мен құжаттаманы басқарудың тұрпатты ережелері туралы» № 33 бұйрығы⁴ арқылы белгіленіп, бекітілген.

Мұндай  ережелердің алғашқы нұсқасы  қолданысқа 1992 жылы ендірілген болатын. Жаңа құжат іс қағаздарын жүргізудің отандық саласында орын алып отырған  қазіргі нақты жағдайларды есепке ала отырып жасалды. Осы ережелер негізінде әрбір мемлекеттік  орган немесе мемлекеттік ұйым іс қағаздарын жүргізу жөніндегі өз ведомстволық нұсқаулықтарын әзірлеп  алады. Бұл ережелерді өз ерекшеліктеріне  сәйкестендіре отырып мемлекеттік  емес ұйымдар да қолдануларына болады. Бірақ бұл ережелер мемлекеттік  емес ұйымдар үшін міндетті болып  табылмайды.

Іс қағаздарын жүргізу жөніндегі нұсқаулықтар әзірлеу барысында Қазақстанның СТ 1042-2001 «Ұйымдық-өкімдік құжаттама. Құжаттарды ресімдеуге қойылатын талаптар»⁵ атты тағы бір стандарт талаптарын ескеру шарт.

Сонымен қатар Қазақстан Республикасының  «Электрондық құжат және электрондық  цифрлық қолтаңба туралы» заңы да қазіргі жағдайда айрықша мәнге  ие болып отыр. Бұл заң электрондық  цифрлық қолтаңба арқылы куәландырылатын  электрондық құжаттар жасау және оларды пайдалану барысында туындайтын құқықтық қатынастарды реттейді⁶. Осы заңға сәйкес 2004 жылы Қазақстан Үкіметі республика мемлекеттік органдарындағы электрондық құжат айналымының ережелерін бекітті⁷.

ТМД-ның  бірқатар елдерінде мұрағат ісі  жөніндегі нормативтік актілер  іс қағаздарын жүргізу мәселелерін  де қамтиды. Мәселен, «Беларусь Республикасындағы  ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» заңда меншік формаларының қандай екеніне қарамастан барлық ұйымдар  үшін іс қағаздарын жүргізу тәртібін белгілейтін арнайы тарау енгізілген. Ол тарау «Кәсіпорындарда, мекемелер  мен ұйымдарда іс қағаздарын жүргізу  және оны ұйымдастыру» деп аталады⁸. Қырғыз Республикасының Ұлттық мұрағат қоры туралы заңында да дәл осыған ұқсас арнайы бап бар.

Іс қағаздарын жүргізу қызметін ұйымдастырудың жекелеген  элементтері өзге де құжаттарға –  қандай да бір мемлекеттік билік  органы регламенттеріне де ендірілуі (іс-тәжірибеде мұндай да кездесіп тұрады) мүмкін.  

 

Іс құжаттарының жіктемесі

 

Басқару құжаттарын жіктеудің көптеген тәсілі бар. Олардың бірқатары мынадай:

1) мазмұны бойынша (жіктеудің маңызды түрі) – бұл:

- әкімшілік  мәселелері бойынша;

- материалдық-техникалық  жабдықтау мәселелері;

- жоспарлау;

- бухгалтерлік  есеп;

- кадрлар  даярлау;

- сыртқы  сауда қызметі және т.б. бойынша  құжаттар болуы мүмкін.

2) Құжаттар шығарылуына қарай екіге: ресми және жеке құжаттарға бөлінеді.

Ресми құжаттарды белгілі бір ережелер (стандарттар) бойынша ұйымдар немесе лауазымды тұлғалар жасайды.

Жеке құжаттарды адамдар өздерінің қызметтік міндеттеріне қатыссыз жасайды.

3) Құжаттар жасалу орнына қарай:

Сыртқы – мекеме алған (келіп түскен) немесе олар басқа жаққа жіберген (жіберілетін) және

Ішкі – осы мекемеде жасалған және оның ішінде қолданылатын құжаттар болып бөлінеді.

4) Атауы бойынша басқару құжаттары көптеген түрге бөлінеді, мысалы, актілер, сауалдамалар, ведомостер, хаттамалар, нұсқаулықтар, есептер, бұйрықтар және т.б.

 

 

 

                                                           Қорытынды

Біз мекемелерді, кәсіпорындар мен  ұйымдарды құру кезінде, қызмет ету  барысында іс қағаздарын жүргізуге  байланысты туындайтын негізгі мәселелерге  жауап беруге тырыстық. Ел аумағында  қолданылып жүрген заңдар, нормативтік-құқықтық актілер мен стандарттар талаптары, сондай-ақ іс қағаздарын жүргізудің халықаралық  тәжірибелері мен стандарттары да басшылыққа алынды. Құжаттардың негізгі түрлеріне  арналған материалдар тиісінше нақты  құжаттың үлгілерімен дәйектеліп отырды. 

 

 

Әдебиеттер тізімі

 

1. Қазақстан Республикасының Конституциясы 30.08.1995ж. (өзгертулер мен толықтырулар 07.10.98ж.) Алматы: Жеті-Жарғы.
2. Н.Ә. Асқаров, Ж.Б. Нәлібаев, Б.Б. Белғара Іс қағаздарын жүргізу негіздері