Автор работы: Пользователь скрыл имя, 05 Декабря 2015 в 10:00, контрольная работа
Каждому человеку хотя бы несколько раз в течение его жизни приходится составлять документы, а работающие в управленческом аппарате постоянно имеют дело с документами: составляют и оформляют их, обрабатывают, хранят, находят по запросу.
Документы фиксируют каждый шаг нашей жизни, начиная с момента рождения, поступления в школу, затем в специальное среднее или высшее учебное заведение, на работу. В них зафиксирован брак и развод, уход человека из жизни.
Введение……………………………………………………….…2
Что такое делопроизводство и ДОУ……………………………3
Основные задачи ДОУ…………………………………………..4
Постановка делопроизводства ………………………………….5
Делопроизводство и архивное дело…………………………….6
Реквизит 18.Правло оформления ………………………………9
Пример…………………………………………………………..10
Интернет ресурсы…………………………
Каждому человеку хотя бы несколько раз в течение его жизни приходится составлять документы, а работающие в управленческом аппарате постоянно имеют дело с документами: составляют и оформляют их, обрабатывают, хранят, находят по запросу.
Документы фиксируют каждый шаг нашей жизни, начиная с момента рождения, поступления в школу, затем в специальное среднее или высшее учебное заведение, на работу. В них зафиксирован брак и развод, уход человека из жизни.
Составление, оформление документов и организация работы с ними регламентированы законодательными и нормативно-методическими актами, знание и выполнение которых обязательны для каждого, имеющего дело с документами.
Организация и ведение делопроизводства требуют профессиональных знаний и навыков, поэтому эту работу в учреждении (фирме) ведут специальные подразделения (службы делопроизводства), а в небольших организациях и фирмах – секретари-референты .
В документах отражается и учитывается деятельность организации, предприятия. Поэтому ведение многих документов предписано законами, например, создание Устава, заключение договоров, ведение бухгалтерских документов, кадровых, первичных учётных, распорядительных и т. д. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего документы, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована.
Документы многообразны и каждый вид
документа - приказ, протокол, устав, справка,
письмо и др. имеет свои особенности и
свои правила работы с ними. Вот почему
составление и оформление наиболее часто
встречаемых в управленческой деятельности
видов организационно-
Движение документа и его обработка с момента получения и до отправки может быть разложена на этапы: получение и первичная обработка, регистрация, контроль за исполнением, информационно-справочная работа, отправка. Каждый из этих этапов рассмотрен и подробно разобран в специальном разделе книги.
После исполнения документов надо организовать их хранение так, чтобы в случае необходимости их можно было быстро найти. Порядок текущего хранения документов, формирования дел на основе номенклатуры дел достаточно подробно регламентирован нормативно-методическими актами
2.Что такое делопроизводство и ДОУ
Делопроизводство или (ДОУ) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами – является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения идеятельность организации в целом.
Термины “делопроизводство” и “документационное обеспечение управления” в соответствии с ГОСТом Р 51141-98 употребляются как синонимы, однако между ними все-таки существуют некоторые различия. Первый из них, делопроизводство, преимущественно используется при описании организационной стороны и традиционных приемов работы с документами. Второй – “документационное обеспечение управления” подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами.
В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 делопроизводство (или ДОУ) предполагает, прежде всего, создание документов или документирование, т.е. запись информации на различных носителях по установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и нормативно-методических документах. Результатом документирования является документ – зафиксированным на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем при этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. При документировании необходимо помнить, что данный процесс записи информации на бумаге или ином носителе является строго регламентированным, что, в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа.
Делопроизводство (или ДОУ) однако предполагает не только создание документов, но также и организацию работы с ними, которая включает в себя организацию документооборота, хранение и использование документов в текущей деятельности учреждения
3.Основные задачи ДОУ
Основными задачами документационного обеспечения управления являются:
Таким образом,
как мы видим, для любой организации жизненно
важно постоянно совершенствовать документационное
обеспечение управления, так как это прямо
влияет на качество принятия управленческих
решений.
К сожалению, в настоящее время документационное
обеспечение деятельности российских
предприятий осуществляется, в основном,
стихийно и не принимает во внимание существующую
нормативную базу и богатый опыт совершенствования
ДОУ накопленный в России за последние
175 лет.
С ростом масштабов предприятия и численности
его сотрудников вопрос об эффективности
документационного обеспечения управления
становится все более актуальным. Основные
проблемы, возникающие при этом, выглядят
примерно так:
В итоге
предприятие перестает расти интенсивно
и дальнейшее расширение происходит чисто
экстенсивным путем за счет ранее созданной
прибыли или увеличения дефицита государственного
бюджета.
Осознав важность совершенствования документационного
обеспечение управления, организации
начинают делать массу ошибок, пытаясь
его автоматизировать. Может быть основной
является проблема выбора методов автоматизации.
Наиболее распространенное решение состоит
в автоматизации отдельных рабочих мест
(АРМ): секретаря—референта, менеджера,
бухгалтера или «руководителя». Основным
недостатком при таком подходе является
отсутствие функциональной связи автоматизации
прикладных процедур с автоматизацией
делопроизводственных процедур .
Как уже отмечалось выше одним из самых
важных факторов успешного развития предприятий
является качество его Управления. Следствием
качественного управления будет рост
оборота, прибыли и благосостояния сотрудников.
Система автоматизации (а именно – Единая
Система Автоматизации Делопроизводства)
должна включать средства и правила создания
документов, поддержки документооборота
и ведения электронного архива документов,
а также опираться на программно—технические
платформы предприятия.
Все другие компоненты управления должны
опираться на систему ведения делопроизводства
для эффективного использования информации
для достижения целей и решения задач,
стоящих перед организацией.
С точки зрения комплексной автоматизации
деятельности предприятий прикладные
информационные системы должны опираться
на программно—технические платформы
и Единую Систему Управления Документами)
для достижения целей обеспечения максимально
качественного управления.
В настоящее время профессиональная постановка делопроизводства - вопрос не легкий, поэтому лучше обратиться к специалистам, умеющим разобрать все старые архивные документы, накапливающиеся годами. Для этого если специальные компании которые оценят состояние документооборота на месте, изучит ваши схемы делопроизводства и предложит пути по их оптимизации. Они систематизируют хранящиеся на вашем предприятии документы, сделают новый переплет и выполнят архивную обработку, а после систематизации всей отчетности создадут электронный архив, который может храниться, как удалённо, так и на внутренних серверах вашей компании.
В зависимости от функциональных целей организации используются следующие типы архивов:
Архивы могут различаться в зависимости от подлежащего хранению в архиве состава документации:
Архивы, состав документов которых обусловлен способом записи информации и носителем, могут создаваться как самостоятельные единицы или как структурные подразделения в составе архива организации.
К основным решаемым задачам архива организации относятся:
Для организаций, осуществляющих временное депозитарное хранение документов Архивного фонда РФ, основные задачи архива определяются в соответствии с соглашениями и договорами, заключенными ими с учреждениями Федеральной архивной службы РФ.
В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие функции:
Архивы организаций осуществляют прием электронных документов (ЭД), обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение передаются ЭД в составе фондов организаций - источников комплектования архивов.
Все операции, осуществляемые с ЭД при передаче на архивное хранение и в процессе хранения (перезапись, конвертирование в новые форматы, сжатие и др.), должны быть документированы для обеспечения аутентичности ЭД.