Автоматизированные информационные технологии в бухгалтерском учете

     1.5.  Программа «1С: Бухгалтерия»

 

     Программа «1С: Бухгалтерия» - универсальная бухгалтерская  программа, являющаяся самой распространенной (по данным «Финансовой газеты», газеты «Софт-Маркет» и др.) бухгалтерской  программой в России. «1С: Бухгалтерия» может быть настроена самим бухгалтером  на особенности бухгалтерского учета  на своем предприятии, на любые изменения  законодательства и форм отчетности. Один раз освоив универсальные возможности  программы, бухгалтер сможет автоматизировать различные разделы учета: кассу, банк, материалы, товары, основные средства, расчеты с организациями, зарплату и т.д.  «1С: Бухгалтерия» успешно  используется на малых предприятиях, в торговле, в бюджетных организациях, в СП, на заводах и т.д.

     В базовый комплект поставки входят одна или две дискеты, руководство  пользователя и регистрационная  анкета. Для установки и эксплуатации программы компьютер должен иметь:

     -операционную  систему  Windows;

     -процессор  Intel-80386DX или выше:

     -оперативную  память не менее 4 Мбайт

     -жесткий  диск (используется около 4 Мбайт)

     -накопитель  на гибких магнитных дисках

     -принтер

     -дисплей

     Для предотвращения возможности незаконного  тиражирования «1С: Бухгалтерия» предоставляется  пользователям в защищенном от копирования  виде (ключевая дискета, аппаратный ключ и др.)

     Основные  особенности  «1С: Бухгалтерия»:

     -ведение  синтетического и аналитического  учета применительно к потребностям  предприятия

     -возможности  ведение количественного и многовалютного  учета

     -получение  всей необходимой  отчетности  и разнообразных документов по  синтетическому  и аналитическому  учету

     -полная  настраиваемость: возможность изменять  и дополнять план счетов, систему  проводок, настройки аналитического  учета, формы первичных документов, формы отчетности;

     -возможность  автоматической печати выходных  первичных документов.

     Исходными данными для программы являются проводки, вносимые в журнал хозяйственных  операций. В  программу следует  вводить все проводки, отражающие хозяйственную деятельность предприятия. Программа рассчитана на хранение большого числа проводок – десятков и сотен  тысяч, однако среди них всегда можно  найти нужные по дате, счетам дебета и кредита, сумме или содержанию. Кроме этого можно ограничить «видимость» проводок за год, полгода, квартал и т.д.

     Программа позволяет вводить проводки следующими способами:

     -при  ручном вводе проводок в журнал  указывается дата, корреспонденция  счетов, сумма и содержание операции. Если по указанным счетам ведется  аналитический учет, то программа  потребует ввести признаки аналитического  учета (субконто). Если по счетам  проводки ведется количественный  и/или валютный учет, то программа  потребует ввести количество  и/или  сумму в валюте

     -использование  типовых  операций позволит  автоматизировать ввод стандартных  или часто используемых операций. При вводе типовой операции  создаются одна или несколько  проводок, причем суммы этих проводок  могут вычисляться автоматически.  Например – можно оприходовать  материалы и сразу же списать  по ним НДС, начислить зарплату  и сразу же определить отчисления  в пенсионный фонд и другие  фонды и т. д. С помощью  типовых операций можно также  закрыть счета,  рассчитать прибыль.

       С помощью режима «Документы  и расчеты» в журнал операций  можно ввести данные о некотором  документе (платежном поручении,  накладной и т.д.) или расчете  (прибыли, налогов, переоценки  валюты и т. д.) и связанные с ними проводки, которые автоматически рассчитываются по заданным формулам. Можно установить автоматический перерасчет проводок, связанных с документом или расчетом. Эта возможность очень удобна для таких операций как переоценка валюты, расчет прибыли и налогов и т.д.

     Программа позволяет при вводе проводок автоматически формировать и  распечатывать выходные документы. Один раз введя реквизиты операции (количество, сумму, дату и т.д.), можно  сразу получить и проводки в журнале  операций, и выходной (первичный) документ (платежное поручение, накладную, счет, расходный или приходный ордер).

       На основании введенных проводок  формируется отчетность и различные  вспомогательные документы:

     -оборотно  – сальдовую ведомость

     -шахматку

     -анализ  счета

     -обороты  счета

     -журнал  – ордер и ведомость по счету

     -сводные  проводки

     -анализ  счета по датам

     -отчет  по журналу операций

     -карточку  счета

     Документы  могут содержать сведения за месяц, квартал, год или любой другой период времени.

     Кроме журнала операций программа поддерживает несколько списков справочной

     информации (справочников):

     план  счетов;

     список  видов объектов аналитического учета;

     списки  объектов аналитического учета (субконто);

     констант  и т.д.

     В программе существует режим формирования произвольных отчетов, позволяющий  на некотором бухгалтерском языке  описать форму и содержание отчета, включая в него остатки и обороты  по счетам и по объектам аналитического учета. С помощью данного режима реализованы отчеты, предоставляемые  в налоговые органы, кроме этого  данный режим используется для создания внутренних отчетов для анализа  финансовой деятельности организации  в произвольной форме.

     При самом простом использовании  «1С: Бухгалтерии» можно ограничиться только простым ведением синтетического учета. При этом можно вводить  проводки и на их основе получать оборотно-сальдовые  ведомости, карточки счетов, главную  книгу, вести кассу, обрабатывать банковские документы, печатать платежные документы  и выдавать отчеты для налоговых  органов.

     Полностью возможности программы  «1С: Бухгалтерия» раскрываются при ведении аналитического учета. В этом случае программа позволит отслеживать расчеты с конкретными  покупателями и поставщиками, учитывать  наличие и движение товаров и  основных средств, выполнение договоров. Расчеты по зарплате и с подотчетными лицами и т.д.

     Кроме этого программа имеет функции  сохранения резервной копии информации и режим сохранения в архиве текстовых  документов.

     Вместе  с продуктом предлагается широкий  перечень заполняемых форм первичных  документов, но если пользователя не устраивает какой-либо документ, он может изменить его печатную форму и алгоритм заполнения. Пользуясь внутренним макроязыком, можно описать практически любой  документ. Реализованные в базовом  комплекте алгоритмы переоценки валюты и начисления амортизации  требуют от пользователя строгого соблюдения правил отражения информации на счетах. Система формирует всю отчетность, предоставляемую в налоговые  инспекции. Для этого используется генератор отчетов, в котором  при помощи внутреннего макроязыка создаются собственные отчетные документы. Чтобы расширить функциональное наполнение САБУ, можно разработать собственные алгоритмы переоценки валютных пассивов и активов в зависимости от действующего законодательства, начисления амортизации по нематериальным активам, формирования учетных регистров.

     Помимо  описанного продукта, существуют следующие  автоматизированные системы: “АУБИ”, СуперМенеджер, ИНФО–Бухгалтер, ФОЛИО, Инфин – Бухгалтерия, БОСС, БЭСТ, АККОРД.

 

      Глава 2. Практическая технология эффективной  автоматизации бухучета.

     2.1. Подготовка к автоматизации.

     Распространенным  заблуждением является то, что автоматизация  бухучета начинается с покупки программы  и затем происходит "введение данных в программу". Для того, чтобы перевод бухгалтерии на компьютер был эффективен и дал  результат, начинать необходимо с подготовки, которую условно можно разбить  на пять этапов.

     2.2.1.Этап I. Оптимизация бухучета.

 

     Современные программы по автоматизации бухучета - очень гибкие системы, они позволяют  настраивать на нужды конкретного  предприятия буквально все, начиная  от плана счетов и кончая формами  отчетности в налоговую инспекцию. Проводится анализ имеющейся на предприятии  системы бухучета, а именно:

     1. Применяемый план счетов и  использование конкретных счетов.

     2. Применяемая аналитика по различным  счетам.

     3. Использующиеся типовые проводки  для отражения  хозяйственных  операций.

     4. Формы и содержание первичной  документации.

     5. Формы учетных регистров.

     Анализ  производится на предмет того, что  можно изменить для улучшения  бухгалтерского учета. Вот конкретный пример. Если организация оказывает  услуги и реализацию учитывает по оплате, то при получении на расчетный  счет реализации можно сразу же автоматически  начислять не только НДС, но и налоги на пользователей автодорог и  содержание ЖКХ. В результате в любой  момент можно будет посмотреть кредитовый остаток по счету 67 «Расчеты по налогу на пользователей автодорог» и увидеть какая сумма уже "набежала" для уплаты по следующему сроку платежа. Информативность бухучета улучшилась. Ясно, что для проведения такой оптимизации требуется высококвалифицированный и опытный специалист по бухгалтерскому учету и налогообложению, каким является, например, аудитор или опытный главбух. Многие фирмы, внедряющие программы, как раз грешат тем, что их сотрудники прекрасно разбираются в самих программах, а вот в бухучете-то не очень, и автоматизируют они бухгалтерию в том виде, в котором она есть, не используя возможности для улучшения и даже оставляя старые ошибки.

     2.2.2. Этап II. Выбор масштабов автоматизации

 

     Под выбором масштабов автоматизации  понимается то, в каком объеме будет  автоматизироваться бухгалтерия и  в каком порядке будут переведены на компьютер разделы бухучета. Эта  проблема тем более актуальна, чем  крупнее автоматизируемая организация. Когда речь идет о небольшой фирме, где бухучет ведет один-два  бухгалтера, то проблема не стоит вообще, бухучет надо автоматизировать полностью  и сразу весь, потому, что объем  работ по автоматизации в малых  организациях невелик. Но когда мы имеем  дело с крупным предприятием, где  бухучет ведется четырьмя и более  бухгалтерами, имеется большой документооборот, много специфики и нюансов, становится понятно, что, если начинать автоматизировать все сразу, то процесс "завязнет" и результатов не будет. Поэтому  для крупной организации, с учетом ее особенностей следует решить:

     1. Какие разделы автоматизировать, а какие - нет. Например, если  в отделе сбыта есть своя  программа, при помощи которой  отслеживаются расчеты с заказчиками,  то делать то же самое в  рамках бухучета, наверное, не надо, бухгалтерия может ограничиться  просто отражением проводок по  счетам реализации, товаров отгруженных,  авансов и пр. Часто встречающийся фактор, также, состоит в том, что на всех бухгалтеров не хватает компьютеров, а средств на их покупку нет, значит,  какие-то разделы неизбежно будут вестись на бумаге.

     2. В каком порядке автоматизировать  разделы. Практика показывает, что  при большом объеме работ по  автоматизации лучше переводить  на компьютер отдельный раздел, осваиваться с ним, получать  результат, затем переходить к  другому разделу и так далее,  а не стараться сделать все  сразу. Очень важно спланировать  порядок автоматизации разделов, чтобы не получалось так, что  какой-то раздел автоматизируется, а потом его опять приходится  донастраивать, чтобы он совмещался  с другими.  В большинстве случаев  начинать надо с ведения главной  книги, журнала хозопераций, расчета  налогов и составления отчетности - то есть работы главного бухгалтера.   

     При выборе масштабов автоматизации  есть еще один аспект. Информация, получаемая из бухучета, требуется и в других структурных подразделениях предприятия.  Хорошо автоматизированный бухучет в состоянии дать любую информацию с учетом всех специфических требований.